С чего начать работу

 Продукты компании АПЕКСОФТ   предоставляют широкие возможности для работы предприятия. В программных продуктах реализован интуитивно понятный интерфейс для пользователя. Простота и гибкость настройки позволят потребителю в кратчайшие сроки начать эффективную работу в системе.

В этой статье мы рассмотрим основные принципы работы в системе. Для того чтоб начать работу в системе необходимо:
1. ознакомится с рабочей средой продукта;
2. заполнить  все данные о предприятии;
3. внести данные о складах;
4. внести счета/кассы предприятия;
5. заполнить данные о сотрудниках предприятия;
6. внести пользователей системы, настроить права доступа;
7. создать иерархические группы контрагентов;
8. внести остатки ТМЦ, денежных средств, задолженностей контрагента;

1. Рабочая среда продукта
В продуктах АПЕКСОФТ пользовательский интерфейс программы можно настраивать. Каждый пользователь с помощью соответствующих инструментов может осуществить настройку рабочей среды системы: внешний вид таблиц, размещение дополнительных информационных окон, их количество (см. документацию по элементу управления «Таблица»).
Пример рабочей среды продукта АПЕК CRM Lite 3.1 изображен на рис. 1

 Рис. 1. Рабочая среда и инструменты

1. Основное меню – отображает все разделы и подразделы системы. Содержит все необходимые пункты для работы в системе

2. Дерево групп  –  отображает группы записей. Позволяет поделить количество записей по категориям и подкатегориям. Имеет ряд удобных возможностей для редактирования, в частности Drag&Drop элементов дерева и  записей таблицы. (Подробней документация по элементу управления «Дерево»);

3. Реестр записей – отображает список всех записей данного типа, основное рабочее пространство. Позволяет управлять данными с помощью набора инструментов. Имеет возможность гибкой настройки: сортировки по столбцам, настройки ширины столбцов, списка столбцов, группирование… (Подробней документация по элементу управления «Таблица»);

4. Детали –  позволяет вести всю дополнительную информацию по основной записи. Каждый пользователь может согласно своим потребностям их настроить: отсортировать детали, настроить несколько областей для отображения деталей, перекидывать детали с одной области в другую.

5. Меню инструментов реестра –  содержит набор инструментов для работы с записями в реестре.

6. Разделитель – разделяет части окна для удобной работы. Имеет возможность двигаться и «схлопываться» в ту или иную сторону при перетаскивании или нажатии на него.

7. Верхнее меню – меню, через которое осуществляется доступ к остальным частям программы, таким как настройка баз данных, справочники, документы, отчеты, редактирование пользователей и их прав …

8. Строка состояния – в ней отображается вспомогательная информация, такая как имя активного пользователя или состояние текущей операции.
 


2. Внесение данных о собственном предприятии
Для того чтоб внести данные о предприятии нужно выбрать в верхнем меню
«Справочники» >  «Структура/Фирмы». Пример на рис. 2 Справочники/Фирмы


Рис. 2. Справочники/Фирмы

В окне «Фирмы» необходимо заполнить такие поля:
- Наименование - в этом поле необходимо указать наименование предприятия.
- Полное наименование - это поле заполняться автоматически, при заполнении поля наименование и используется во всех печатных формах документов.
- Телефоны - в этом поле необходимо ввести телефон фирмы в произвольной форме.
- Тип фирмы -  в этом поле необходимо указать тип: юридическое лицо или физическое лицо. Для физического лица необходимо дополнительно указать паспортные данные.
- Префикс документа – префикс, который автоматически дописывается к номеру документа в зависимости от фирмы, к которой он относиться. Также есть возможность настроить префикс не относительно фирмы, а относительно типа документа (справочники/нумераторы).
- Фирма по  умолчанию, поскольку можно добавлять несколько предприятий, это поле указывает на основную фирму, которая будет автоматически подставляться во все документы.
 

Рис. 3. Фирмы

Также необходимо заполнить следующие закладки:
1. «Регистрация и коды» где указать все необходимые кода предприятия.
2. «Адреса» в этой закладке необходимо заполнить адреса: физический, юридический, почтовый адрес.

В детали «Подразделения» внести все подразделения предприятия. Как минимум у фирмы должно быть одно подразделение (например «Офис») [Рис. 4]
 
Рис. 4. Подразделения фирмы

3. Внесение данных о складах:
Для того чтоб внести данные о складах ТМЦ в окне «Фирмы» необходимо перейти на деталь «Склады ТМЦ», или верхнее меню «Справочники» >  «Склад/Склады ТМЦ». [рис.5]
 

Рис. 5. Склады ТМЦ

4. Внесение данных счета/кассы предприятия:
Для того чтоб внести данные Счета/кассы предприятия в окне «Фирмы» перейти на деталь «Счета/кассы», или в верхнем меню выбрать «Справочники» >  «Финансы» >  «Счета/кассы».
Внимание: валюта «Счета/кассы» указывается только раз при внесении, сменить в дальнейшем эти данные нельзя.
В карточке «Счета» или «Кассы» необходимо указать:
- Наименование – произвольное наименование счета/кассы.
- Фирма – указывается фирма, к которой относится счет или касса;
- Валюта - укажите валюту, в которой будут происходить денежные операции. Обратите внимание, что валюта указывается только один раз при внесении счета/кассы.
- Ответственный - это поле заполняется после добавления кадров.
- Банк  - необходимо указать юридический адрес банка (только для Счета).
- Номер счета  - укажите номер счета в банке (только для Счета).

 
Рис. 6. Счет

«Кассы» предприятия заполняются так же как и счета предприятия. Особое внимание обращайте при выборе валюты. Кассами может выступать подотчетное лицо, которому выдаются денежные средства, по которому необходим учет их движения. Касса может иметь только одну валюту. На каждую валюту создается отдельная касса.  [Рис. 7]
 

Рис. 7. Касса

5. Данные о сотрудниках предприятия
Кадры - учет всех физических лиц, которые работают или работали на предприятии. Для заполнения данных необходимо перейти в раздел «Кадры».
В карточке кадра необходимо указать все данные о сотруднике. Для более удобной работы можно к каждому сотруднику добавить фото нажатием правой клавиши мишки на области фото. [Рис.8]
 

Рис. 8 Кадры

Детали:
Удостоверение личности - указывать данные об удостоверениях личности кадра, например паспорта;
Телефоны сотрудника – указывать все контактные телефоны сотрудника
Знаменательные события – это день рождения сотрудника или любое иное знаменательное событие кадра.
Сотрудники – в этой детали содержится информация где, когда и на какой должности работает кадр. Для того что бы указать, что кадр является сотрудником предприятия необходимо внести хотя бы одну запись в эту деталь.
- ФИО - указывает на ФИО кадра;
- Подразделение - необходимо выбрать нужное подразделение, в котором работает данный сотрудник.
-  Должность - можно выбрать из уже существующего перечня должностей, или создать новую должность.
- Подпись – этот текст используется для формирования договоров и актов выполненных работ. Должен быть написан в форме: в лице Иванова Ивана Ивановича, что действует на основании устава.
- Работает с – это дата, с которой данный сотрудник работает на указанной должности.
Деталь «выходные сотрудника» содержит данные о не рабочих днях сотрудника, например: отпуск, больничные, выходные за свой счет и т.д.
 


Рис. 9. Сотрудники

6. Пользователи системы. Настройка прав доступа
Для настройки данных о пользователе в верхнем меню системы необходимо выбрать «Настройки» > «настройка пользователей» 
 

Рис. 10. Меню настройки

В реестре пользователи нужно перейти в «папку пользователи (Все)» и с помощью кнопки «добавить», появиться карточка «Пользователи». [Рис.11]
 

Рис.11 Добавление пользователя

При выборе персоны имя пользователя подставляется автоматически.
Для указания пароля необходимо выбрать определенного пользователя. В меню воспользоваться кнопокой «установить пароль». [Рис. 12]
 

Рис. 12 Пароль пользователя

В карточке «Смена пароля» необходимо указать:
- Пароль – буквенно-числовой пароль, который вводится пользователем при входе в систему.
- Подтверждение – в поле необходимо подтвердить, вышеуказанный пароль;
- Пароль действителен до – поле содержит временные ограничения для действия выше указанного пароля.    
- Роль администратора – это поле указывает, что пользователь имеет неограниченный права. Когда права для каждого сотрудника необходимо настроить в индивидуальном порядке - это поле не указывается. Для быстрого старта в системе можно дать неограниченные права доступа, а в дальнейшем их настроить.


Рис. 13 Пароли

Для настройки прав доступа для каждого сотрудника в карточке «Пользователь» необходимо выбрать определенного пользователя. С помощью перечня прав обозначить галочкой доступ к данным системы. [Рис. 14] 
 

Рис.14 Доступ к информации

Когда права доступа для нескольких сотрудников совпадают их можно скопировать. Выбрав определенного пользователя с настроенными правами, нажимаем кнопку «копировать». [Рис.15]
Стоит заметить копирование прав занимает некоторое время, когда кнопка перестанет быть активной, значит права скопированы. 
 

Рис.15 Пользователи настройка прав

Выбрав пользователя, для которого будут установлены такие же права доступа, воспользоваться кнопкой «вставить права». Тем самым установить пользователю скопированные права. [Рис. 16] 
 

Рис. 16 Присвоение прав пользователю

7. Иерархические группы контрагентов
Иерархические группы контрагентов - отображает группы записей. Позволяет сгруппировать записи по категориям и подкатегориям. Имеет ряд удобных возможностей для редактирования, в частности Drag&Drop элементов дерева и  записей таблицы. (Подробней документация по элементу управления «Дерево»);
 

Рис. 17 Группы контрагентов

8. Остатки ТМЦ, денежных средств, задолженностей контрагента.
Для введения остатков ТМЦ, денежных средств, задолженностей контрагента необходимо выбрать в верхнем меню «Документы» > «Ввод остатка». [Рис. 18]  
 

Рис. 18 Добавление документов